Camille Scholts, le spécialiste du déménagement de bureaux et entreprises.
Nos conseils
Forts de notre expérience en déménagement, nous vous proposons une liste aide-mémoire pour préparer votre déménagement et le rendre encore plus facile.
N'hésitez pas à l’imprimer et à vous en servir comme check-list !
Déménagement particulier
3 mois avant le déménagement
- Renoncer au bail
- Informer en temps voulu le fournisseur Internet, la société de téléphone et l'opérateur de télédistribution
- Introduire la demande pour un nouveau numéro de téléphone
- Collecter des données à propos de votre nouveau domicile
- S'informer en temps voulu des écoles situées à proximité de votre nouvelle habitation
- Relever les dimensions de votre nouvelle habitation et dresser un plan
- Qui se charge du débranchement des appareils électroménagers (cuisinière, lessiveuse et séchoir) et de l'éclairage ?
- Une habitation comporte généralement toute une série d'éléments « fixes » qui devront être déménagés. Ne pas oublier les tringles ou l'habillage de rideaux, les porte essuies, la moquette, le mobilier encastré, … Déterminer au préalable qui démonte quoi.
- Commander le revêtement de sol
- Commander les rideaux
1 mois avant le déménagement
- Confirmer la date du déménagement
- Introduire une demande de congé au travail
- Convenir avec votre banque le transfert vers une nouvelle banque ou une agence près de votre nouveau domicile
- Résilier l'abonnement gaz à l'ancienne adresse
- Introduire la demande pour l'abonnement gaz à la nouvelle adresse
- Convenir d'un rendez-vous avec l'installateur du gaz à la nouvelle et l'ancienne adresse
- Résilier l'abonnement eau à l'ancienne adresse
- Introduire la demande pour l'abonnement eau à la nouvelle adresse
- Convenir d'un rendez-vous pour le relevé des compteurs
- Informer les écoles et collecter les rapports et attestations
- Consommer les produits surgelés et réserves
- Se procurer les boîtes de déménagement nécessaires. Vous pouvez vous fournir auprès des déménagements Camille Scholts
2 semaines avant le déménagement
- Souscrire les assurances
- Informer la mutualité
- Informer le médecin
- Veiller à vous procurer vos dossiers et rapports médicaux
- Informer les services communaux
1 semaine avant le déménagement
- Communiquer votre numéro de téléphone à l'équipe Camille Scholts. Vous serez ainsi joignable à tout moment après avoir quitté votre logement.
- Convenir d'un rendez-vous pour la remise des clés de l'ancienne adresse
- Convenir d'un rendez-vous pour la remise des clés à la nouvelle adresse
- Faire dupliquer les clés de la nouvelle adresse
- Informer les fournisseurs habituels de la nouvelle adresse
- Informer le propriétaire/concierge/syndic
- Déposer temporairement l'argent et les bijoux dans un coffre à la banque
- Veiller à ce qu'une personne garde les enfants et animaux domestiques le jour du déménagement
- Convenir d'un rendez-vous pour mettre le chauffage en route à la nouvelle adresse
- Ramener les livres empruntés à la bibliothèque
- Introduire la demande au bureau de poste pour que la correspondance soit automatiquement transférée à la nouvelle adresse
- Vérifier que rien n'a été oublié chez le cordonnier, au nettoyage à sec
- Vérifier que tous les casiers (école, club de sport, …) aient été vidés
1 jour avant le déménagement
- Dégeler le congélateur et le frigidaire
- Prévoir suffisamment de place de parking pour le camion de déménagement
- Débrancher les appareils électriques
Le jour du déménagement
- Veiller à avoir suffisamment d'argent liquide en poche
- Faire relever les compteurs gaz, eau et électricité
- Vidanger les conduites d'eau en cas de gel prononcé
- Notre chef de projet se tient à votre disposition. Effectuer une visite du logement en sa compagnie et discuter des opérations à effectuer afin qu'il soit au fait le cas échéant de souhaits spécifiques ou d'instructions particulières.
- Indiquer à l'équipe de déménageurs Camille Scholts ce dont vous avez besoin en premier lieu à votre nouvelle adresse. Ils veilleront alors à charger en dernier lieu ces biens.
- Tout est chargé et l'équipe des déménageurs est prête à partir ? Vous n'avez rien oublié ? Effectuer une dernière ronde afin de tout vérifier.
Apres le déménagement
- Vérifier les dégâts éventuels occasionnés par le déménagement
- Se débarrasser des boîtes de déménagement vides
- Se présenter à la nouvelle maison communale
- Faire changer son adresse sur la carte d'identité
- Faire changer son adresse sur le permis de conduire
- Réceptionner la correspondance transférée
- Prendre contact avec la nouvelle agence bancaire
- Vérifier que des commandes n'ont plus été livrées à l'ancienne adresse
- Faire connaissance avec : les nouveaux voisins, les nouveaux fournisseurs, l'association du quartier...
Communiquer le changement d’adresse à :
- Famille. Voisins. Amis et connaissances. Collègues
- Médecin. Dentiste. Pharmacien. Vétérinaire
- Agences d'assurance. Courtiers d'assurance
- Société distributrice de l'électricité. Société distributrice de l'eau. Société distributrice du gaz
- Fournisseur Internet. Société de téléphone. Société de télédistribution
- Bureau de poste. Banque. Ecole
- Clubs de sport. Associations de loisirs
- Maison communale. Bibliothèque
- Journaux et magazine
- Notaire. Mutuelle
Déménagement de bureaux
Vous déménagez vos bureaux ? Voici une astucieuse liste aide-mémoire établie par nos experts pour organiser le déménagement de votre entreprise.
9 mois avant le déménagement
- Vérifier le préavis de votre bail actuel. Informer le propriétaire par courrier recommandé.
- Des travaux d'adaptation sont-ils requis à l'ancienne ou la nouvelle adresse ? Les programmer soigneusement afin d'éviter toute surprise.
- Se concerter avec le propriétaire afin de déterminer la date à laquelle vous pouvez emménager à la nouvelle adresse.
3 mois avant le déménagement
- Convenir d'une réunion avec la société de déménagement.
- Elaborer un planning réaliste pour les jours de déménagement.
- Vous déménagez en semaine ou le week-end ? Les déménagements en week-end sont moins perturbateurs, mais coûtent plus chers en heures de travail. Camille Scholts vous conseillera bien volontiers en la matière. Conformément à vos souhaits et dans les limites de votre budget.
- Définir de concert dans quel ordre les départements sont à déménager. Camille Scholts pourra alors déterminer avec précision le nombre de camions de déménagement, de monte-charges et de déménageurs.
- Il est temps d'informer vos collaborateurs. Choisir un support approprié. Soit par le biais d'une circulaire soit par Intranet. Ne pas oublier qu'un déménagement peut représenter également pour vos collaborateurs une source de stress ou d'inconfort. Une communication transparente résout pas mal de questions.
- Avertir vos clients, fournisseurs et partenaires par courrier ou e-mail. Ne pas oublier dans ce cadre vos sous-traitants : distributeur de boissons, plantes, photocopieuses, imprimantes, ... Le moment peut-être de revoir votre contrat avec eux ou de discuter des (meilleures) conditions ?
2 mois avant le déménagement
- Dresser avec Camille Scholts l'inventaire de ce qui doit et ne doit pas être déménagé. Un déménagement est souvent l’occasion idéale pour un grand nettoyage.
- Vos archives doivent-elles suivre le déménagement ? Un archivage en externe pourrait bien représenter une bonne solution. Gage d'économies en termes d'espace et d'argent, également à la location. Camille Scholts propose une solution pour le stockage parmi son éventail de services. N'hésitez pas à en discuter avec nos conseillers.
- Convenir d'une réunion de coordination avec les chefs de projet de votre société et de Camille Scholts où les points suivants seront abordés :
- Que faut-il pour faciliter le déménagement ? Déterminer de concert le nombre de boîtes et de caisses nécessaires. Quand doivent-elles être livrées ? Faut-il prévoir une protection spécifique pour le mobilier ?
- Mieux vaut numéroter les boîtes, meubles et accessoires. Utiliser à cet effet des étiquettes qui ne laissent pas de traces de colle. Camille Scholts vous livre ces étiquettes.
- Numéroter les différents locaux en appliquant la méthode suivie par les hôtels (le premier chiffre pour l'étage, le deuxième pour le local, ...). Coller ces numéros à côté des portes et sur le mobilier et les accessoires.
- Qui se charge du démontage et remontage du mobilier ? Soit votre propre personnel, soit le fournisseur des meubles, soit nos déménageurs.
- Quel que soit la précision du travail effectué, un imprévu malencontreux n'est pas à exclure. Nous vous conseillons dès lors de souscrire une assurance couvrant les dégâts potentiels occasionnés par un déménagement.
- L'entreposage temporaire de marchandises et d'archives peut s'avérer indispensable en période de déménagement. Camille Scholts peut vous y aider. Nous élaborons un devis personnalisé.
- Votre infrastructure IT comporte un trésor en données. Pour ne courir aucun risque, veiller à effectuer des sauvegardes. Les appareils bureautiques doivent être préparés en temps voulu pour le déménagement. Appareils loués ou en leasing ? Dans ce cas, une autorisation écrite de la société de leasing est généralement requise.
- Convenir avec votre propre département IT ou département IT externe de la date de connexion de l'infrastructure à la nouvelle adresse.
1 mois avant le déménagement
- Bien que les directives et la numérotation existent sur papier, ne pas oublier de les transposer dans des procédures.
- Egalement penser à déterminer l'ordre des chargements afin que tout atterrisse comme il le faut à son nouvel emplacement.
- Les caisses plastiques sont une solution idéale pour les articles de bureau individuels, tels que machines à calculer, téléphone, ordinateurs, petits tableaux, ... Pour les dossiers et classeurs d'archivage, les caisses plastiques sont équipées de porte dossiers facilitant le chargement et le déchargement des classeurs suspendus.
- Le matériel plus léger peut être emballé dans des boîtes en carton. Indiquer clairement les boîtes ou caisses qui renferment des objets fragiles.
- Fermer soigneusement toutes les boîtes en dessous et au-dessus à l'aide de ruban adhésif. Ne pas surcharger les boîtes. Ne jamais dépasser le bord à plier afin qu'elles puissent être rapidement empilées en toute sécurité.
- Déposer les boîtes pleines après marquage alignées contre un mur du local, et non pas sur des meubles ou des armoires. Le mobilier demeure alors accessible pour le déménagement.
- Déménager des meubles, bureaux et armoires vides s'effectue plus rapidement que lorsqu'ils sont remplis. Cela pose néanmoins un problème ?Camille Scholts peut, dans certains cas, également déménager des armoires pleines. Il vous faut alors néanmoins clairement l'indiquer au préalable.
- Bien vouloir également renseigner au préalable si des objets lourds ou non démontables doivent être déménagés.
- Notifier votre changement d'adresse à : Services communaux. Sécurité sociale. Fournisseur d'électricité Société distributrice du gaz. Société distributrice de l'eau. Société de téléphone. La Poste. Services d'abonnement aux journaux, magazines, ...Fédérations et associations professionnelles. Tous les fournisseurs
- Veiller à un espace de parking suffisant pendant les jours de déménagement. Sur demande, Camille Scholts se charge des autorisations et interdictions de stationnement auprès de votre commune. S'il s'agit d'un parking privé, avertir en temps voulu les utilisateurs.
1 jour avant le déménagement
-
Préparer les ordinateurs et appareils bureautiques au déménagement :
- Débrancher les appareils et enrouler les câbles
- Si besoin, fixer les modules mémoire des ordinateurs
- Retirer les toners et bacs de tri des photocopieuses
- Convenir avec la société d’entretien du nettoyage des locaux après votre départ.
Le Jour du déménagement
- Se trouver sur place amplement à temps.
- Désigner par département un responsable qui supervise que tout se déroule suivant le plan. Camille Scholts met à disposition un coordinateur projet aux ancienne et nouvelle adresses.
- Prévoir un contrôle d'accès adéquat aux anciennes et nouvelles adresses afin d'éviter les intrusions et le vandalisme.
- Aménager un petit help desk pour résoudre les problèmes.
- Pendant le déménagement, les entrées et sorties doivent à tout moment demeurer dégagées. Veiller à ce que les couloirs et ascenseurs soient facilement accessibles.
- Camille Scholts assure la protection des vitres, appuis de fenêtre, ascenseurs et revêtements de sol en pierres naturelles. Une attention particulière à accorder ? N'hésitez pas à en discuter avec nos conseillers.
Après le déménagement
-
Vérifier que tous les changements d'adresse ont bien été effectués :
- Banque(s)
- Société d'assurance
- Immatriculations des véhicules de société
- Penser également à informer le fisc
- Après le déménagement, Camille Scholts vient enlever les boîtes et caisses vides. Nous contacter pour fixer la date.
La mission est terminée et menée à bonne fin. Organisez un drink pour tous vos collaborateurs! L'ambiance sera d'emblée au zénith et votre entreprise retrouvera tout aussi vite sa vitesse de croisière.
